Gestion des emails et astuces

Ouverture de votre boîte e-mail, c’est comme recevoir une main de cartes. Vous ne savez pas ce que vous obtiendrez; vous pouvez être pris au dépourvu (agréablement surpris, agacé ou choqué); et vous devez déterminer comment jouer la main que vous avez reçue. Après une analyse rapide de vos e-mails, vous décidez comment faire cela, par exemple, je peux jouer celui-ci maintenant; celui-ci j’attendrai de jouer en fonction de la progression des choses (la réponse des autres à tous); et celui-ci, je jouerai plus tard parce qu’il faudra du temps pour répondre ou pour recueillir plus d’informations. Pendant que vous vous occupez de vos e-mails, des notifications par e-mail apparaissent, et vous vous trouvez distrait et devez réorganiser la façon dont vous allez jouer à nouveau vos « cartes » email.

Aujourd’hui, de nombreux travailleurs laissent leurs e-mails ouverts en arrière-plan et activent les notifications par e-mail. Cela conduit à la distraction et au stress, comme l’ont noté Mark, Voida et Cardello (2012) 1 dans une étude qui a montré que sans e-mail, les gens multitâche moins et avaient une plus grande concentration sur les tâches.

Ils ont également constaté que le stress, mesuré par la variabilité de la fréquence cardiaque via les moniteurs de fréquence cardiaque, était inférieur sans e-mail.

Dans une autre étude de Dawson et Wilson (2003) 2, ils ont découvert qu’en moyenne, les employés mettaient 64 secondes à se remettre d’une interruption par courriel, c’est-à-dire retourner au travail au même rythme de travail.

Une façon d’éliminer le stress et les distractions d’email serait de ne pas avoir d’email du tout. Bien sûr, ce n’est pas une solution viable parce que le courrier électronique a une valeur sur le lieu de travail, par exemple: Mode de communication rapide avec un collègue dans le couloir ou dans un autre état ou pays.

Nous permet de garder les enregistrements électroniques à un coût inférieur à celui des fichiers papier.

Selon les projections du Bureau of Labor Statistics, 2014-24 Sommaire, les professions de la santé, que ce soit le soutien, le praticien ou les rôles techniques, devraient être les plus rapides- groupes en croissance jusqu’en 2024. Qu’est-ce que cela signifie pour vous et moi?

Plus de gens dans notre industrie = plus de courriels chaque jour = plus de stress.

Nous pourrions atténuer ce stress en brisant nos mauvaises habitudes de courriel et en utilisant des stratégies et des conseils efficaces de gestion de courriels.

Inbox Zero, créé par l’expert en productivité Merlin Mann, est l’une de ces stratégies de gestion des courriels. Inbox Zero n’est pas sur le point d’avoir zéro e-mails dans votre boîte de réception (bien que cela puisse arriver). Il s’agit de passer peu ou pas de temps dans votre boîte de réception. En d’autres termes, considérez votre boîte de réception comme un lieu d’attente temporaire pour les courriels qui, comme la distribution de cartes, vous permettent de: 1. Prendre des mesures immédiates (nécessite <2 minutes), 2. Déférer à une autre fois (en attente d'informations provenant d'autres personnes ou prendra + 2 minutes pour créer votre réponse), ou 3. Stocker dans un dossier pour référence à une date ultérieure.

Conseils qui pourraient vous aider à passer moins de temps dans votre boîte de réception: Ne laissez pas votre courriel ouvert et en cours d’exécution en arrière-plan toute la journée: Horaire 2 ou 3 fois pendant la journée pour vérifier votre courriel. Mes collègues savent que pour des besoins urgents, ils doivent appeler ou me contacter au lieu d’envoyer un courriel.

Désactiver les alertes sur le bureau: si vous pensez « Je dois laisser mes alertes sur le bureau pour savoir quand mon patron m’envoie un e-mail », pensez à les désactiver, puis créez une règle de courrier électronique pour diffuser un son ou alerter des courriels de votre superviseur.

Enregistrer les pièces jointes des e-mails: conservez-vous des e-mails dans votre boîte de réception uniquement pour conserver une pièce jointe? Au lieu de cela, enregistrez la pièce jointe et supprimez l’e-mail.

Modifier la ligne d’objet pour une meilleure recherche parmi les e-mails enregistrés: Les lignes d’objet qui ne décrivent pas précisément le contenu de l’e-mail peuvent être frustrantes lorsque vous recherchez cet e-mail ultérieurement. Pensez à changer la ligne d’objet pour faciliter la recherche.

Créer des règles de tri: essayez de créer une règle pour envoyer des e-mails depuis un expéditeur particulier ou avec une ligne d’objet spécifique directement dans un dossier plutôt que dans votre boîte de réception. Par exemple, créez une règle qui enverrait directement les e-mails du journal AMA dans un dossier intitulé « Journaux », puis planifiez une heure pour consulter ce dossier chaque semaine.

Définir des rappels sur votre e-mail: utilisez-vous votre boîte de réception comme une «liste de choses à faire»? À quelle fréquence oubliez-vous de faire ce que vous étiez censé faire? Les rappels sont un moyen de régler une alarme sur un e-mail pour ne pas l’oublier. Et pour conclure, dans l’esprit de mon dernier conseil: Soyez bref: Utilisez des phrases simples et simples et des puces si possible. Moins nous disons, plus nos mots sont puissants.Références: Mark, G., Voida, S., & amp; Cardello, A. (2012, mai). Un rythme non dicté par les électrons: une étude empirique du travail sans email. Dans les actes de la conférence SIGCHI sur les facteurs humains dans les systèmes informatiques (p. 555-564). ACM. Récupérée de https://www.ics.uci.edu/~gmark/Home_page/Research_files/CHI%202012.pdf.

Jackson, T., Dawson, R., & amp; Wilson, D. (2003). Réduire l’effet des interruptions de courrier électronique sur les employés. Revue internationale de gestion de l’information, 23 (1), 55-65. Extrait de http: //jamesclear.com/wp-content/uploads/2015/02/email-multitasking-study.pdf.